كيفية تصميم مصنف إكسيل 2016 - الدمى

ليست كل أوراق عمل إكسيل 2016 تأتي من نماذج. في كثير من الأحيان، تحتاج إلى إنشاء جداول بيانات فريدة من نوعها بدلا من أن المقصود أن تعمل كنماذج قياسية من أنواع معينة من المصنفات التي يتم إنشاؤها. في الواقع، قد تكون معظم جداول البيانات التي تقوم بإنشائها في إكسيل من هذا النوع، خاصة إذا كان عملك لا يعتمد على استخدام البيانات والنماذج المالية موحدة للغاية.

تخطيط مصنفك

عند إنشاء مصنف جديد من البداية، يجب البدء من خلال التفكير في تصميم البيانات وتصميمها. عند القيام بهذا التخطيط العقلي، قد تحتاج إلى أن تسأل نفسك بعض الأسئلة التالية:

• هل يتطلب تخطيط جدول البيانات استخدام جداول البيانات (مع كل من عناوين الأعمدة والصفوف) أو القوائم (مع عناوين الأعمدة فقط)؟

• هل يجب وضع جداول البيانات وقوائم البيانات هذه في ورقة عمل واحدة أم يمكن وضعها في الموضع النسبي نفسه في أوراق عمل متعددة من المصنف (مثل صفحات كتاب)؟

• هل تستخدم جداول البيانات في جدول البيانات نفس نوع الصيغ؟

• هل تحصل بعض الأعمدة في قوائم البيانات في جدول البيانات على مدخلاتها من حساب الصيغة أم أنها تحصل على مدخلاتها من القوائم الأخرى (تسمى جداول بحث ) في المصنف؟

• هل سيتم عرض أي من البيانات في جدول البيانات، وستظهر هذه المخططات في ورقة العمل نفسها (المشار إليها ب المخططات المضمنة )، أو ستظهر في أوراق عمل منفصلة في المصنف (تسمى < أوراق المخطط )؟

  هل يأتي أي من البيانات في جدول البيانات من أوراق عمل في ملفات مصنفات منفصلة؟

• كم مرة سيتم تحديث البيانات في جدول البيانات أو إضافتها إلى؟

• ما مقدار البيانات التي سيحتفظ بها جدول البيانات في نهاية المطاف؟

• هل سيتم مشاركة البيانات في جدول البيانات بشكل رئيسي في النموذج المطبوع أو عبر الإنترنت؟

• كل هذه الأسئلة هي محاولة للحصول على النظر في الغرض الأساسي والوظيفة من جدول البيانات الجديد قبل البدء في بناء عليه، بحيث يمكنك التوصل إلى تصميم التي هي اقتصادية و تعمل بكامل طاقتها.

اقتصاد

الاقتصاد هو أحد الاعتبارات الهامة لأنه عند فتح مصنف، يتم تحميل جميع البيانات الخاصة به في الذاكرة الديناميكية لجهاز الكمبيوتر الخاص بك (المعروف ببساطة باسم

ذاكرة ). قد لا يشكل هذا أي مشاكل إذا كان الجهاز الذي تستخدمه في برنامج إكسيل 2016 على أحدث جيل من أجهزة الكمبيوتر المزودة بذاكرة أكبر مما يمكن تصور استخدامه في وقت واحد، ولكنه قد يشكل مشكلة كبيرة إذا كنت تقوم بتشغيل إكسيل على قرص صغير ويندوز مع الحد الأدنى من الذاكرة أو الهاتف الذكي مع ذاكرة محدودة أو مشاركة ملف المصنف مع شخص ما الكمبيوتر ليست مجهزة بشكل جيد.أيضا، اعتمادا على كم البيانات التي تحشر في المصنف، قد تأتي حتى نرى إكسيل زحف والزحف كلما كنت تعمل معها. للمساعدة في الحماية من هذه المشكلة، تأكد من عدم وضع جداول البيانات والقوائم في المصنف الخاص بك مع خلايا فارغة إضافية "فاصل". حافظ على الجداول أقرب ما يمكن معا في نفس ورقة العمل (مع عدم وجود أكثر من عمود أو صف فارغ واحد كفاصل، والذي يمكنك ضبطه لجعله عريض أو عالي كما تريد) أو - إذا كان التصميم يسمح - الاحتفاظ بها في نفس المنطقة من أوراق العمل المتتالية.

وظائف

جنبا إلى جنب مع الاقتصاد، يجب الانتباه إلى وظيفة جدول البيانات. وهذا يعني أنك تحتاج إلى السماح بالنمو المستقبلي عند تحديد موضع جداول البيانات والقوائم والرسوم البيانية. هذا مهم بشكل خاص في حالة قوائم البيانات لأن لديهم ميل إلى النمو لفترة أطول وأطول كما يمكنك الاستمرار في إضافة البيانات التي تتطلب المزيد والمزيد من الصفوف من نفس الأعمدة القليلة في ورقة العمل. وهذا يعني أنه يجب عليك عادة النظر في جميع صفوف الأعمدة المستخدمة في قائمة بيانات على أنها "خارج الحدود". "في الواقع، دائما وضع المخططات والجداول الداعمة الأخرى إلى يمين القائمة بدلا من مكان ما دون آخر صف المستخدمة. بهذه الطريقة، يمكنك الاستمرار في إضافة البيانات إلى القائمة الخاصة بك دون الحاجة إلى التوقف عن أي وقت مضى والتحرك أولا بعض العناصر غير ذات الصلة للخروج من الطريق.

هذا الاهتمام المكاني ليس هو نفسه عند وضع جدول البيانات الذي سيجمع القيم على حد سواء أسفل الصفوف وعبر جدول الأعمدة - على سبيل المثال، جدول المبيعات الذي يجمع المبيعات الشهرية حسب العنصر مع الصيغ التي تحسب المجاميع الشهرية في الصف الأخير من الجدول والصيغ التي تحسب مجاميع العناصر في العمود الأخير. في هذا الجدول، لا تقلق بشأن الحاجة إلى نقل عناصر أخرى، مثل المخططات المضمنة أو جداول البيانات الداعمة أو غير المرتبطة الأخرى، لأنك تستخدم إمكانية إكسيل لتوسيع صفوف وأعمدة الجدول من الداخل.

مع توسع الجدول أو العقود، تتحرك العناصر المحيطة فيما يتعلق بالتوسع في الجدول وانكماشه. يمكنك إجراء هذا النوع من التحرير إلى الجدول لأن إدراج صفوف جدول وأعمدة جديدة قبل الصيغ يضمن أنه يمكن تضمينها في الحسابات الإجمالية. وبهذه الطريقة، يعمل الصف والعمود من الصيغ في جدول البيانات كحدود يطفو مع توسع أو انكماش بياناته ولكن يحافظ على جميع العناصر الأخرى في الخليج.

وضع اللمسات الأخيرة على تصميم المصنف

بعد الانتهاء من تخطيط كل شيء في جدول البيانات الجديد، تكون مستعدا لبدء إنشاء الجداول والقوائم الجديدة. في ما يلي بعض المؤشرات العامة حول كيفية إعداد جدول بيانات جديد يتضمن حسابات إجمالية بسيطة:

أدخل عنوان جدول البيانات في الخلية الأولى، والذي يشكل الحواف اليسرى والعلوية للجدول.

• أدخل صف عناوين الأعمدة في الصف أسفل هذه الخلية، بدءا من العمود نفسه الذي يحتوي على الخلية التي تحتوي على عنوان الجدول.

• أدخل عناوين الصف أسفل العمود الأول من الجدول، بدءا من الصف الأول الذي يحتوي على بيانات.(القيام بذلك يترك خلية فارغة حيث يتقاطع عمود رؤوس الصفوف الصفوف من عناوين الأعمدة.)

• إنشاء الصيغة الأولى التي تجمع أعمدة الإدخالات خلية (لا تزال فارغة) في الصف الأخير من الجدول ثم قم بنسخ ذلك صيغة عبر بقية أعمدة الجدول.

• إنشاء الصيغة الأولى التي تجمع الصفوف من إدخالات الخلية (لا تزال فارغة) في العمود الأخير من الجدول ثم قم بنسخ هذه الصيغة أسفل بقية صفوف الجدول.

• قم بتنسيق الخلايا لعقد قيم الجدول ثم أدخلها في خلاياها، أو أدخل القيم المراد حسابها ثم قم بتنسيق خلاياها. (هذا هو حقا اختيارك.)

• عند إعداد قائمة بيانات جديدة في ورقة عمل جديدة، أدخل اسم القائمة في الخلية الأولى من الجدول ثم أدخل صف عناوين الأعمدة في الصف أدناه. ثم أدخل الصف الأول من البيانات أسفل عناوين الأعمدة المناسبة.

فتح كتيبات جديدة فارغة

على الرغم من أنه يمكنك فتح مصنف جديد من شاشة إكسيل في طريقة العرض باكستيج عند بدء تشغيل البرنامج الذي يمكنك استخدامه في إنشاء جدول بيانات جديد من البداية، سوف تواجه مناسبات عندما تحتاج لفتح المصنف الفارغ الخاص بك من داخل منطقة ورقة العمل نفسها. على سبيل المثال، إذا قمت بتشغيل إكسيل من خلال فتح مصنف موجود يحتاج إلى تعديل ثم انتقل إلى إنشاء جدول بيانات جديد، ستحتاج إلى فتح مصنف فارغ (يمكنك القيام به قبل أو بعد إغلاق المصنف الذي بدأت فيه إكسيل).

أسهل طريقة لفتح مصنف فارغ هي الضغط على كترل + N. يستجيب إكسيل من خلال فتح مصنف جديد، والذي يعطى اسم كتاب عام مع العدد غير المستخدم التالي (Book2، إذا قمت بفتح إكسيل مع كتاب فارغ 1). يمكنك أيضا القيام بنفس الشيء في طريقة عرض باكستيج عن طريق اختيار فيل → جديد ثم النقر فوق الصورة المصغرة فارغ.

بمجرد فتح مصنف فارغ، يجعل إكسيل نافذة المستند نشطة. ومن ثم العودة إلى مصنف آخر تفتحه (والذي ستفعله إذا أردت نسخ بعض بياناته ولصقها في إحدى أوراق العمل الفارغة)، انقر على زرها في شريط مهام ويندوز أو اضغط على ألت + تاب حتى رمز الملف في مربع الحوار الذي يظهر في منتصف الشاشة.

إذا قمت بفتح مصنف فارغ عن طريق الخطأ، فيمكنك إغلاقه على الفور عن طريق الضغط على كترل + W، واختيار فيل → كلوز، أو الضغط على ألت + فك. ثم يقوم برنامج إكسيل بإغلاق نافذة المستند ويقوم بإرجاعك تلقائيا إلى نافذة المصنف التي كانت مفتوحة في الأصل عند فتح المصنف الفارغ عن طريق الخطأ.