العمل مع قوائم التوزيع في أوتلوك - الدمى

يمكنك إنشاء قائمة توزيع في وحدة جهات اتصال أوتلوك التي تتضمن اسم أكثر من شخص واحد لتلك الأوقات عند إرسال رسالة إلى عدة أشخاص في وقت واحد. يمكنك أيضا تعيين فئات إلى قوائم التوزيع (كما يمكنك مع جهات الاتصال الفردية)، ويمكنك إرسال قائمة توزيع إلى أشخاص آخرين كمرفق لرسالة بريد إلكتروني حتى يتمكنوا من استخدام نفس القائمة التي تفعلها إذا كانوا أيضا باستخدام أوتلوك.

>

إنشاء قائمة توزيع

إنشاء قائمة توزيع هو مسألة بسيطة لجعل اسما للقائمة الخاصة بك واختيار من مجموعة من الأسماء التي قمت بتخزينها على النظام الخاص بك. لا تتبع قائمة التوزيع أرقام الهواتف والعناوين البريدية وعناوين البريد الإلكتروني فقط.

لإنشاء قائمة توزيع في وحدة اتصالات، اتبع الخطوات التالية:

1. اختر ملف -> جديد -> قائمة التوزيع (أو اضغط على كترل + شيفت + L).

يظهر مربع الحوار "قائمة التوزيع".

2. اكتب الاسم الذي تريد تعيينه إلى قائمة التوزيع.

يظهر الاسم الذي تكتبه في مربع نص الاسم.

3. انقر فوق الزر تحديد الأعضاء.

يظهر مربع الحوار تحديد أعضاء، وعرض قائمة بالأسماء المتاحة على الجانب الأيسر ومربع فارغ على الجانب الأيمن.

4. انقر نقرا مزدوجا فوق اسم كل شخص تريد إضافته إلى قائمة التوزيع.

يظهر كل اسم تقوم بالنقر عليه نقرا مزدوجا في العمود إضافة إلى قائمة التوزيع على الجانب الأيسر من مربع الحوار.

5. عند الانتهاء من اختيار الأسماء، انقر فوق موافق.

يتم إغلاق مربع الحوار تحديد أعضاء.

6. انقر على حفظ وإغلاق (أو اضغط على ألت + S).

يتم إغلاق مربع الحوار "قائمة التوزيع" وتظهر قائمة التوزيع في قائمة جهات الاتصال.

عند إنشاء قائمة توزيع، قد تحتاج أيضا إلى تضمين عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص غير المدرجين في قائمة جهات الاتصال أو أي من كتب عناوين أوتلوك الأخرى. لإضافة جهة خارجية من هذا القبيل إلى قائمة التوزيع، انقر على إضافة جديد (بدلا من تحديد الأعضاء) في الخطوة 4 أعلاه. أدخل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد إضافته في مربع الحوار إضافة أعضاء جدد، ثم انقر فوق موافق، واتبع بقية الخطوات بنفس الطريقة تماما.

تحرير قائمة التوزيع

الناس يأتون ويذهب الناس في قوائم التوزيع، تماما كما يفعلون في أي مكان آخر. لحسن الحظ، يمكنك تعديل القوائم. فقط انقر فوق رمز جهات الاتصال في جزء التنقل وانقر نقرا مزدوجا فوق اسم إحدى قوائم التوزيع (الإدخالات التي تظهر رمزين برأسين قليلا على يمين أسمائهم).عند فتح إدخال قائمة توزيع، تشاهد نفس الشاشة التي رأيتها عند إنشاء القائمة لأول مرة. هنا، لديك بعض الخيارات المفيدة:

• لإزالة أحد أعضاء القائمة: انقر على هذا الاسم وانقر على الزر إزالة.
• لتحديد عضو جديد من الأسماء الموجودة بالفعل في قائمة جهات الاتصال أو قائمة العناوين العمومية: انقر فوق تحديد الأعضاء واتبع نفس الروتين الذي تستخدمه عند إنشاء قائمة.
• لإضافة شخص لم يتم إدراج عنوان بريده الإلكتروني في أي من كتب العناوين: انقر على الزر إضافة جديد، املأ اسم الشخص وعنوان البريد الإلكتروني، ثم انقر على موافق.

استخدام قائمة التوزيع

تظهر قوائم التوزيع كعناصر في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك جنبا إلى جنب مع أسماء الأشخاص - لذلك (كما يمكنك ربما تخمين) يمكنك استخدام قائمة توزيع لمعالجة رسالة بريد إلكتروني تماما كما تفعل مع أي اتصل. وإليك كيفية إجراء ذلك:

• يمكنك سحب البطاقة للحصول على قائمة توزيع إلى البريد الوارد لإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة إلى تلك القائمة.
• يمكنك كتابة اسم قائمة التوزيع في السطر إلى: من رسالة بريد إلكتروني وانقر على زر التحقق من الأسماء في شريط الأدوات.

عندما يضيف أوتلوك تسطير إلى الاسم في المربع إلى: تعرف أن رسالتك سوف تذهب إلى الأشخاص في قائمة التوزيع الخاصة بك.