الوصول 2010 الكل في واحد للدمى ورقة الغش - الدمى

بواسطة أليسون باروز، مارغريت ليفين يونغ، جوزيف C. ستوكمان

أسيس 2010 يجعل إدارة البيانات الخاصة بك سهلة، والجمع بين واجهة البصرية مع قوة قاعدة بيانات علائقية. تعرف على كيفية تنظيم البيانات في الجداول ونماذج التصميم والتقارير لتعديل المعلومات وعرضها، وإنشاء طلبات بحث لتحديد المعلومات ودمجها. الخطوات التالية هي كتابة وحدات الماكرو و فبا البرامج النصية لجعل قاعدة البيانات الذكية الخاصة بك، ونشر البيانات إلى الويب باستخدام شاريبوانت.

كيفية تصميم قاعدة بيانات علائقية في أسيس 2010

عند استخدام برنامج قاعدة بيانات مثل أسيس 2010، لا يمكنك البدء في إدخال البيانات. بدلا من ذلك، تحتاج إلى إنشاء تصميم قاعدة بيانات علائقية، وتقسيم المعلومات الخاصة بك إلى جدول واحد أو أكثر، تتكون كل منها من الحقول (التي تشبه الأعمدة في جدول بيانات). يتم توصيل الجداول باستخدام الارتباطات العلائقية، حيث يتطابق حقل في جدول واحد (يتعلق ب) في حقل آخر. هنا هي الفكرة العامة.

حدد بياناتك .

قم بعمل قائمة بالمجالات الممكنة (أجزاء من المعلومات)، بما في ذلك النصوص، العددية، التاريخ، صحيح / خطأ، وأنواع أخرى من البيانات.
إزالة الحقول الزائدة.

لا تقم بتخزين المعلومات نفسها في أكثر من مكان واحد. إذا كنت تستطيع حساب حقل واحد من آخر، تخزين واحد فقط. (على سبيل المثال، تخزين تاريخ الميلاد أو العمر، ولكن ليس كليهما.)
تنظيم الحقول في الجداول.

تجميع الحقول الخاصة بك وفقا لما تصفه، لذلك يصبح كل مجموعة جدول. على سبيل المثال، قد تحتوي قاعدة بيانات إدخال الطلب لمخزن على جدول واحد للعملاء، وواحد للمنتجات، وواحد للأوامر.
إضافة جداول للرموز والاختصارات.

خطة لتشمل جدول أسماء الدول ورموز حرفين، وجدول كل رمز أو اختصار آخر كنت تخطط لاستخدامها في قاعدة البيانات. ستستخدم هذه الجداول لإنشاء قوائم منسدلة للقيم التي يمكنك الاختيار منها عند إدخال السجلات.
اختر مفتاحا أساسيا لكل جدول.

المفتاح الأساسي هو الحقل الذي يحدد بشكل فريد كل سجل في الجدول. يمكنك إعلام أسيس بتعيين رقم تعريف فريد لكل سجل باستخدام حقل "ترقيم تلقائي".
اربط الجداول.

انظر الجداول التي تحتوي على حقول تطابق الحقول في جداول أخرى. في قاعدة بيانات إدخال الطلب، يجب أن يحتوي جدول الطلبات على حقل لتحديد العميل الذي قام بوضع الطلب - حقل لتطابق حقل المفتاح الأساسي في جدول العملاء. معظم العلاقات هي واحدة إلى عدة، حيث سجل واحد في جدول واحد يمكن أن تتطابق مع أكثر من واحد (أو لا) السجلات في جدول آخر.

نصائح لاختيار أنواع الحقول في أسيس 2010

عند تصميم قاعدة بيانات في أسيس 2010، يمكنك تحديد نوع كل حقل. في ما يلي نصائح حول وقت استخدام أي نوع من الحقول.

نوع الحقل	ما يحمله
نص	نص يصل إلى 255 حرفا (بما في ذلك المسافات و علامات الترقيم). استخدم حقل نص، وليس حقل رقم، للرموز - مثل أرقام الهواتف والرموز البريدية والرموز البريدية الأخرى - حتى إذا كانت تبدو وكأنها أرقام.
مذكرة	مثل حقل نص، ولكن أكثر منهم - ما يصل إلى 65، 536 حرفا. يمكن أن يحتوي حقل المذكرة على نص منسق (منسق)، ويمكنك تعيينه للإلحاق فقط، بحيث يمكنه تجميع الملاحظات النصية، بدون السماح للمستخدم بحذف ما هو موجود بالفعل .
نومبر	أرقام فقط. يمكنك استخدام + أو - قبل الرقم، و نقطة عشرية. إذا كنت تخطط لإجراء الرياضيات باستخدام حقل، فاستخدم رقما أو عملة.
العملة	الأرقام ذات علامة العملة أمامهم ($، & ين؛ و أون).
ترقيم	أرقام فريدة لكل سجل وتعيينها بواسطة أسيس أثناء إضافة السجلات، بدءا من 1. استخدم حقل "ترقيم تلقائي" كحقل المفتاح في معظم الجداول.
التاريخ / الوقت	التواريخ، الأوقات، أو كليهما.
كائن أولي	ربط الكائن والتضمين. لا تستخدمه عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة. استخدم نوع المرفق الجديد بدلا من ذلك لأنه يخزن البيانات بشكل أكثر كفاءة.
هيبيرلينك	هذه السلسلة النصية منسقة كعلامة تشعبية. (إذا قمت بالنقر فوق الرابط ، فإنه يأخذك إلى الصفحة.) وهذا مفيد بشكل خاص إذا هناك معلومات ذات صلة على شبكة الإنترنت.
نعم / لا	نعم أو لا (حالة معينة، أو لا، في تأثير) - أو مجموعات أخرى من كلمة واحدة، مثل ترو / فالس، أون / أوف، أو ميل / إناثا. استخدم حقل نعم / لا إذا كنت تريد عرض الحقل كخانة اختيار على نموذج.
المرفقات	يمكنك تخزين ملف واحد أو أكثر بالكامل - الصور والصوت مستندات ورد، حتى الفيديو - في مرفق واحد .
محسوب	يمكنك إدخال صيغة يستخدمها أسيس لحساب قيمة هذا الحقل استنادا إلى حقول أخرى في الجدول. استخدم حقل محسوبا عند استخدام قيمة محسوبة في العديد من الاستعلامات والنماذج و والتقارير.

مفيد الوصول 2010 اختصارات لوحة المفاتيح

اختصارات لوحة المفاتيح هذه مفيدة بشكل خاص في أسيس 2010. تعمل بعض ضغطات المفاتيح في أي مكان في أسيس 2010، في حين أن آخرين يعملون فقط في وجهات نظر محددة، كما لوحظ.

مفتاح أو تركيبة	إجراء
F1	يعرض نافذة التعليمات.
كترل + F1	إخفاء أو عرض الشريط.
F5	يذهب إلى السجل مع رقم السجل الذي تكتبه.
F6	يحرك التركيز إلى منطقة أخرى من النافذة.
F7	يتحقق من الهجاء في الكائن المحدد.
F11	إخفاء أو عرض جزء التنقل.
حذف	حذف الكائن المحدد.
ألت + إنتر	في طريقة العرض ديسين، تعرض خصائص العنصر المحدد.
كترل + C	نسخ النص المحدد أو الكائنات إلى الحافظة.
كترل + F	العثور على نص (مع خيار استبداله) في الجدول المفتوح، استعلام، أو نموذج.
كترل + N	بدء تشغيل قاعدة بيانات جديدة.
كترل + O	يفتح قاعدة بيانات.
كترل + P	يطبع الكائن المحدد.
كترل + S	حفظ العنصر المحدد.
كترل + V	لصق محتويات الحافظة إلى النافذة النشطة.
كترل + X	يحذف النص المحدد أو الكائن ويحفظه في الحافظة.
كترل + Z	يلغي الإجراء الأخير الذي يمكن التراجع عنه (في كل الأوقات المفضل!).
السيطرة +.	أنواع تاريخ اليوم.
كترل + "	يكرر الإدخال من نفس الحقل في السابق.
إيسك	يلغي ما تكتبه.

أسرار الوصول 2010 تصميم قاعدة البيانات

فيما يلي الوصايا الخمسة لتصميم قاعدة البيانات، سواء كنت تستخدم أسيس 2010 أو برنامج قاعدة بيانات آخر. قاعدة بيانات مصممة تصميما جيدا يجعل الحفاظ على البيانات الخاصة بك أسهل.

تخزين المعلومات حيث ينتمي، وليس حيث يظهر. حيث يمكنك تخزين المعلومات لا علاقة لها حيث يبدو. في جدول بيانات، اكتب معلومات حيث تريد ظهورها عند طباعة جدول البيانات، ولكن قواعد البيانات تعمل بشكل مختلف. في قاعدة بيانات، يمكنك تخزين المعلومات في الجداول استنادا إلى بنية المعلومات. قد تظهر قطعة من المعلومات في الكثير من التقارير المختلفة، ولكن يمكنك تخزينها في حقل واحد فقط في جدول واحد.
تخزين المعلومات كما هو موجود بالفعل، وليس كما تريد أن تظهر في تقرير معين. هذا هو نتيجة طبيعية للقاعدة الأولى. إذا كنت تريد ظهور عناوين الكتب في جميع الأحرف الكبيرة (رأس المال) في طلبات الشراء، فيمكن ل أسيس الاستفادة من العناوين نيابة عنك. تخزين عناوين الكتاب مع الكتابة بالأحرف الكبيرة الصحيحة حتى لا تكون عالقة معهم في جميع القبعات على كل تقرير. الوصول لديه الكثير من الوظائف المضمنة التي يمكن ضبط الطريقة التي يتم تنسيق النص والأرقام والتواريخ.
القمامة في، القمامة خارج (جيغو). إذا كنت لا تهتم لخلق جيدة، تصميم معقول لقاعدة البيانات الخاصة بك - وإذا لم تكن حذرا لإدخال الصحيح، بيانات نظيفة - قاعدة البيانات الخاصة بك سوف ينتهي كامل من القمامة.

تعتبر قاعدة البيانات المصممة بشكل جيد أسهل من الحفاظ على قاعدة بيانات مصممة بشكل سيء، حيث يتم تخزين كل قطعة من المعلومات مرة واحدة فقط في حقل اسمه بوضوح في جدول اسمه بوضوح، مع وجود قواعد التحقق الصحيحة في مكانها. نعم، يبدو وكأنه الكثير من العمل، ولكن تنظيف قاعدة بيانات من 10 000 السجلات غير صحيحة هو (العفو عن بخس) المزيد من العمل.
افصل بياناتك عن برامجك. إذا قمت بإنشاء قاعدة بيانات يتم مشاركتها مع أشخاص آخرين (أو موزعة على)، قم بتخزين كافة الجداول في قاعدة بيانات واحدة ( الخلفية ) وجميع الكائنات الأخرى في قاعدة بيانات أخرى ( الواجهة الأمامية ) . ثم يمكنك ربط هاتين القاعدتين معا لجعل كل شيء يعمل. فصل الجداول من كل شيء آخر يبسط كامل حفرة تحديث الاستعلامات، والنماذج، والتقارير، أو غيرها من الاشياء في وقت لاحق دون إزعاج البيانات في الجداول.
النسخ الاحتياطي في وقت مبكر وغالبا. حسنا، هذه النصيحة ليست حول التصميم، ولكن من المهم جدا حذف: إنشاء نسخة احتياطية من قاعدة البيانات الخاصة بك كل يوم. مع الحظ، مكتبك لديها بالفعل نظام منتظم (ربما ليلا) النسخ الاحتياطي الذي يتضمن قاعدة البيانات الخاصة بك.إن لم يكن، وجعل نسخة احتياطية من قاعدة البيانات الخاصة بك على فترات منتظمة، وبالتأكيد قبل إجراء أي تغييرات كبيرة. حافظ على العديد من النسخ الاحتياطية، وليس فقط أحدث، في حالة يستغرق بعض الوقت لاكتشاف مشكلة.

كيفية الاحتفاظ بقاعدة البيانات من قاعدة البيانات الخاصة بك

إذا كانت البيانات التي تذهب إلى قاعدة البيانات الخاصة بك من خلال الجداول والنماذج هي القمامة، ثم أي الناتج أو التحليل الذي تفعله مع الاستعلامات والتقارير سوف تعطيك القمامة أيضا. لحسن الحظ، يوفر أسيس الكثير من الأدوات لمساعدتك على التأكد من أن البيانات التي تذهب في كل حقل هي البيانات التي من المفترض أن تذهب في هذا المجال. يمكنك العثور على العديد من الأدوات لإبقاء القمامة في عرض جدول التصميم:

نوع البيانات : استخدم نوع البيانات الصحيح لمنع إدخال البيانات من النوع غير الصحيح.
حجم الحقل: يحدد عدد الأحرف. على سبيل المثال، إذا كنت تعرف أن الحقل يجب ألا يتجاوز أربعة أحرف، قم بتعيين حجم الحقل إلى 4 أحرف.
التنسيق: يجعل البيانات تبدو صحيحة. على سبيل المثال، يمكنك تغيير النص إلى جميع الأغطية أو كل الأحرف الصغيرة. أقنعة الإدخال، على سبيل المثال، تعمل مع الخاصية حقل تنسيق.
قناع الإدخال : إن قناع الإدخال يحد من المعلومات المسموح بها في حقل من خلال تحديد الأحرف التي يمكنك إدخالها. استخدم قناع الإدخال عندما تعرف النموذج الذي يجب أن تأخذه البيانات - على سبيل المثال، إذا كان رقم الطلب يحتوي على حرفين متبوعا بأربعة أرقام. أرقام الهاتف والرموز البريدية هي أمثلة أخرى من الحقول حيث أقنعة المدخلات مفيدة.
القيمة الافتراضية : يحدد القيمة التي تظهر بشكل افتراضي إذا لم يتم إدخال قيمة أخرى. تظهر القيمة الافتراضية في الحقل حتى يتم إدخال قيمة أخرى.
التحقق من صحة الحقول أو السجلات القاعدة : قاعدة يجب أن تمر البيانات قبل إدخالها. تعمل هذه الخاصية مع قاعدة الخاصية فاليداتيون تكست.
مطلوب : يحدد أن الحقل يجب أن يكون له قيمة من أجل حفظ السجل. عند عدم إدخال قيمة، لا يقوم أسيس بإنشاء سجل جديد عند الضغط على تاب أو إنتر، ويكون الزر تسجيل جديد باللون الرمادي.
السماح بالصف صفر : لتحديد ما إذا كان إدخال صفري مثل "" (يقتبس بدون مسافة بينها) مسموح به (فقط للمجالات النصية والمذكرة و هيبيرلينك). يسمح لك حقل ذو طول صفري بالتفريق بين المعلومات غير الموجودة وقيمة فارغة (فارغة) غير معروفة أو لم يتم إدخالها. عندما يتم تعيين هذا الخيار، فإنه يسمح سلسلة صفر طول في حقل مطلوب. قد تحتاج إلى استخدام قناع إدخال لجعل حقل طول صفري تبدو مختلفة عن قيمة فارغة عندما يسمح كلاهما.
مفهرسة: عند اختيار فهرسة حقل، يمكنك تحديد أنه لا توجد قيم مكررة مسموح بها في الحقل. يمكن الوصول إلى هذه الخاصية أيضا من طريقة عرض داتاشيت - وهي خانة اختيار في علامة التبويب ورقة البيانات من الشريط.
حقول البحث : السماح للمستخدم بتحديد قيمة لحقل يتم تخزينه في حقل آخر. هذا يلغي العديد من الأخطاء الإملائية وتوحيد خيارات الحقل. استخدم "معالج البحث" لإنشاء حقل بحث.

استخدام فبا بكفاءة في أسيس 2010

عند أتمتة تطبيق قاعدة بيانات أسيس 2010 باستخدام فبا، يمكنك أن تضيع مع صفحة فارغة للبدء في كتابة التعليمات البرمجية. أين تبدأ؟ في ما يلي بعض الإرشادات البسيطة التي يجب اتباعها والتي ستكتب لك شفرة فبا مثل برو:

احصل على مساعدة. نعم، تسرد هذه المقالة بعض الطرق لتعزيز استخدام فبا في أسيس، ولكن اضغط F1 في أي وقت لبدء تعليمات ميكروسوفت أوفيس أسيس حيث يمكنك التعرف على أمثلة التعليمات البرمجية فبا ورؤيتها.
استخدم مستعرض الكائنات. يتيح لك أوبجيكت بروزر استكشاف الخصائص والطرق المختلفة للكائنات في فبا. من نافذة محرر فبا، اختر عرض ← مستعرض الكائنات - أو ببساطة اضغط F2.
احصل على مزيد من المساعدة. بالتأكيد، أدوات المساعدة المضمنة في أسيس 2010 فبا رائعة، ولكن يمكنك أيضا استخدام المتصفح المفضل لديك للبحث في الإنترنت للحصول على مساعدة حول مجموعة متنوعة من المواضيع على كتابة التعليمات البرمجية فبا. يمكنك أن تجد حتى الأمثلة التي يمكنك سرقة - أو الاقتراض - لمشروعك الخاص.
التعامل مع الأخطاء الخاصة بك. حتى المبرمج الأكثر مثالية لا يمكن أن تتوقف عن حدوث أخطاء، لكنه أو أنها يمكن أن تمنعهم من جلب برنامج لوقف طحن. استخدام فبا المدمج في التعامل مع الخطأ مع خطأ على واستئناف البيانات إلى فخ الأخطاء وتغيير تدفق البرنامج بحيث التطبيقات الخاصة بك لا يحبط الناس استخدامها.
استخدام الدالات والإجراءات الفرعية. استخدام الوظائف والإجراءات الفرعية للتعامل مع المهام التي سيتم تنفيذها من قبل مناطق مختلفة من البرنامج الخاص بك. كقاعدة عامة، إذا وجدت نفسك نسخ ولصق رمز من منطقة واحدة من برنامج إلى آخر، قد ترغب في وضع هذا الرمز في الإجراء الخاص بها.
تحويل وحدات الماكرو إلى التعليمات البرمجية فبا. مصمم الماكرو في أسيس 2010 يتيح لك النقر واختيار من قوائم المهام المحددة مسبقا لأتمتة التطبيق الخاص بك. بناء ماكرو الذي يفعل ما تريد، ومن ثم تحويل هذا الماكرو إلى التعليمات البرمجية فبا حتى تتمكن من معرفة كيف تريد إذا كتبته من الصفر.

مشاركة البيانات مع برامج أخرى من داخل أسيس 2010

أسيس 2010 هو تطبيق قاعدة بيانات كبيرة من تلقاء نفسها، ولكنه يلعب أيضا بشكل جيد مع الآخرين. يمكنك عرض واسترجاع البيانات من عدد من البرامج المختلفة. إذا كان البرنامج يدعم فبا، فيمكنك التحكم فيه من أسيس. في ما يلي قائمة مختصرة لتطبيقات ميكروسوفت يمكنك التحكم فيها ومشاركتها مع:

إكسيل: ينتهي العديد من مستخدمي إكسيل بالتعامل مع أسيس لأنهم يحتاجون إلى مزيد من البنية لتخزين بياناتهم. ومع ذلك، فإن بعض هؤلاء الناس لا، لذلك لا يزال هناك تعادل قوي بين أسيس و إكسيل. يمكنك استخدام جدول بيانات إكسيل كجدول في أسيس أو السيطرة الكاملة على تطبيق إكسيل من أسيس فبا.
سكل سيرفر: سكل سيرفر مثل أسيس على المنشطات - على الأقل من الجدول والاستعلام وجهة نظر. يمكنك نقل البيانات من أسيس إلى سكل سيرفر لتحسين السرعة والأداء عند استخدام كميات كبيرة من البيانات. بمجرد أن تكون البيانات في سكل سيرفر يمكنك إنشاء نماذج أسيس والتقارير وحدات الماكرو والوحدات النمطية لاستخدام البيانات من سكل سيرفر.
ورد: وقد استخدم معظم الأشخاص الذين يستخدمون أسيس أيضا ورد. سواء كنت كتابة رسالة أو تقديم قائمة من المهام للقيام، ورد هو حيث العديد منا بدوره. يمكنك أيضا استخدام ورد كأداة إعداد التقارير حيث يمكنك إنشاء إشارات مرجعية لوضع بيانات من أسيس، بحيث يمكن أن يكون لديك شخص غير مألوف مع أسيس تغيير البيانات الثابتة في التقرير.
شاريبوانت: شاريبوانت هي رؤية ميكروسوفت للمشاركة والتعاون مع البيانات على الويب، ومن أسيس 2010، يمكنك مشاركة البيانات مع شاريبوانت سيرفر. يمكنك حتى إنشاء نماذج وتقارير في أسيس ونشرها على موقع شاريبوانت بحيث يمكن للمستخدمين استخدامها من داخل متصفحاتهم - كل ذلك دون تثبيت أسيس 2010.
أوتلوك: أوتلوك أكثر من مجرد أداة بريد إلكتروني؛ بل هو أيضا نظام إدارة الاتصال. باستخدام أسيس 2010، يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني وجمع البيانات مباشرة من رسائل البريد الإلكتروني الواردة. يمكنك أيضا مشاركة معلومات الاتصال والتقويم والمهمة مع تطبيق أسيس بحيث يجب إدخال هذه البيانات في مكان واحد فقط.