كيفية تكثيف قراء لديك 2014 بيانات ملف - الدمى

يقوم الأمر كويكبوكس كوندنز بإنشاء نسخة دائمة من ملف بيانات كويكبوكس. (تسمى هذه النسخة نسخة أرشيفية من الملف.) نسخة أرشيفية من ملف الشركة هي لقطة من ملف الشركة كما هو موجود في نقطة معينة من الزمن.

إذا كان لدى شخص ما سؤال في وقت لاحق - ربما محاسبك، أو مراجع حسابات اتحادي أو حكومي - يمكنك استخدام النسخة الأرشيفية لملف البيانات لإظهار ما يبدو عليه ملف الشركة في وقت معين.

بعد أن تفهم ما هي الأرشفة، تكون العملية واضحة تماما. لتكثيف ملف شركة كويكبوكس، اتبع الخطوات التالية:

1 اختر ملف → المرافق العامة> الأمر كوندنز داتا.

يعرض كويكبوكس مربع الحوار "بيانات المكثف" الأول.

2 حدد زر الاختيار المعاملات قبل تاريخ محدد.

يخبر هذا الخيار كويكبوكس أنك تريد أن تفعل أمرين: إنشاء نسخة أرشيفية من ملف بيانات كويكبوكس، ونحيل أسفل ملف شركة العمل بحيث أنها ليست كبيرة جدا. قراء يقلل من حجم النسخة العاملة من ملف بيانات الشركة عن طريق إزالة المعاملات القديمة والمغلقة إذا اخترت في الخطوة 3 لإزالة المعاملات.

3 حدد إزالة المعاملات قبل التاريخ.

لتحديد التاريخ الذي يجب أن تتم فيه إزالة المعاملات المغلقة، أدخل التاريخ في مربع التاريخ. إذا كنت ترغب في تكثيف الملف عن طريق إزالة المعاملات في أو قبل 31 ديسمبر 2010، على سبيل المثال، أدخل 1/1/2011 في مربع التاريخ.

لاحظ، مع ذلك، أنك لا تحتاج إلى الشعور بالقهر حول إزالة مجموعة من المعاملات المغلقة. يمكنك إزالة المعاملات المغلقة فقط إذا كان ملف شركة كويكبوكس الخاص بك هو الحصول على كبيرة جدا. يمكنك بسهولة العمل مع ملف شركة قراء هذا 25MB، 50MB، أو حتى 100MB (ميغابايت).

على الرغم من أنه عادة، يمكنك تكثيف ملف كويكبوكس عن طريق إزالة المعاملات القديمة والمغلقة، الأمر كوندنز أيضا بإنشاء ملفات بدون معاملات. لإنشاء ملف يحمل القوائم والتفضيلات ولكن بدون معاملات، انقر على زر الاختيار كل المعاملات. بالمناسبة، يمكنك استخدام الخيار كل المعاملات لإنشاء ملف فارغ تقريبا يمكنك إعادة استخدامه (مثل التدريب).

4 انقر التالي عند الانتهاء من تحديد المعاملات التي يجب إزالة قراءتها.

يعرض كويكبوكس مربع الحوار كوندنز داتا الثاني.

5 تحديد كيفية تكثيف معاملات المخزون، ثم انقر فوق التالي.

إذا كان ملف كويكبوكس يتضمن معاملات المخزون، يوصي كويكبوكس بإزالة معاملات المخزون القديمة.عندما يعرض كويكبوكس مربع الحوار البيانات كوندنز الثاني، يمكنك أن تقول قراء للقيام بذلك فقط عن طريق تحديد زر تلخيص المعاملات الجرد الخيار. (إذا كنت لا تريد إزالة المعاملات القديمة، حدد زر تفاصيل معاملات الاحتفاظ بالمخزون.)

عند النقر فوق التالي، يمكنك متابعة مربع الحوار بيانات كوندنز الثالثة (غير موضح)، والذي يسأل عن المعاملات التي يجب اعتبارها مغلقة.

6 حدد المعاملات التي يجب إزالتها، ثم انقر فوق التالي.

تطلب كويكبوكس الحصول على مزيد من المعلومات حول ما يشكل معاملة مغلقة أو قديمة يجب إزالتها. حدد مربعات الاختيار للإشارة إلى ما إذا كان يجب إزالة المعاملات قبل تاريخ الإزالة حتى إذا لم يتم مسحها، ووضع علامة على "مطبوع"، ووضع علامة عليها كما تريد إرسالها، وما إلى ذلك.

عند النقر فوق التالي، انتقل إلى مربع الحوار بيانات كوندنز الرابعة.

7 تحديد أي تنظيف القائمة التي يجب أن تحدث، ثم انقر فوق التالي.

استخدم مربع الحوار "بيانات كثيفة" الرابع لإعلام كويكبوكس أنه بالإضافة إلى إزالة المعاملات المغلقة القديمة، يجب تنظيف بعض القوائم. يمكنك تحديد مربعات الاختيار في مربع الحوار كوندنز داتا الذي يخبر كويكبوكس لإزالة الحسابات غير المستخدمة والزبائن غير المستخدمين والبائعين غير المستخدمين وما إلى ذلك.

من خلال تنظيف القائمة من خلال إزالة عناصر القائمة غير المستخدمة، لا تقلل فقط من حجم ملف الشركة، ولكن أيضا تجعل من السهل على الناس للعمل مع القائمة.

عند النقر فوق التالي، يعرض كويكبوكس الصفحة الخامسة من مربع الحوار بيانات كوندنز.

8 تأكد من عملية التكثيف والأرشفة.

بعد أن تصف كيف تريد قراء لأرشفة وتكثيف ملف الشركة، قراء يعرض مربع الحوار البيانات كوندنز الخامسة. مربع الحوار يخبرك أن عملية الأرشفة تبدأ مع كويكبوكس جعل نسخة من ملف البيانات وأن عملية التكثيف قد يستغرق عدة دقائق أو حتى عدة ساعات لإكمال.

9 انقر فوق بيجين كوندنز.

يبدأ كويكبوكس عملية تكثيف ملف البيانات.

10 قم بحفظ ملف البيانات عند مطالبتك بذلك.

في بداية عملية التكثيف، كويكبوكس يطالبك بعمل نسخة احتياطية من ملف شركة كويكبوكس. النسخ الاحتياطي ملف شركة كويكبوكس كجزء من عملية التكثيف يعمل نفس النسخ الاحتياطي ملف شركة كويكبوكس في أي وقت آخر.

بعد عمل نسخة احتياطية من ملف شركة كويكبوكس، يحفظ كويكبوكس نسخة أرشيفية من ملف الشركة ثم ينظف النسخة العاملة من ملف الشركة باستخدام التعليمات الخاصة بك. ومرة أخرى، وكما لوحظ في الخطوات السابقة، قد تستغرق عملية التنظيف بضع دقائق فقط، أو قد يستغرق الأمر عدة ساعات إذا كان الملف كبيرا جدا.